Online-Akkreditierung

Zu einer perfekten Veranstaltungsorganisation gehört mittlweile ein Online-Teilnehmermanagement bzw. ein Online-Gästemanagement zum Standard. Mit unserem Online-System können Sie einfach und bequem Einladungen per mail versenden, Ihre Gäste können sich online anmelden und erhalten automatisch eine Bestätigung ihrer Anmeldung. Sie können für Ihre Gäste mit unserem Online Seatingprogramm personalisierte Platzkarten vergeben und natürlich mittels QR-Code-Scan schnell und unkompliziert einchecken. Alle Online-Layoutsin Form, Farbe und Schrift bestimmen Sie. Das System steht Ihnen 24/7 mit allen Informationen zum Anmeldestand Ihrer Gäste zur Verfügung.

Darüber hinaus bietet sich Ihnen auch die Möglichkeit des Online-Ticketverkaufs sofern Sie nicht nur geladene, sondern auch zahlende Gäste einladen möchten.

Das System kann übrigens nicht nur Ihre Gäste, sondern auch Ihre Mitarbeiter online organisieren. Ihre Dienstleister melden sich personalisert online an und entsprechende Ausweise können erstellt und ausgedruckt werden.

 

Features und Funktionen

Anmeldeseite

Die Anmeldeseite kann ganz nach Ihren Wünschen gestaltet werden. Selbstverständlich kann auch Ihre Firmen-CI (Farbe, Schrift) übernommen werden. Darüber hinaus können auf der Anmeldeseite dargestellt werden:

  • Logos
  • Bilder / Plakate
  • Clips / Trailer
  • PDF-Dateien mit Anfahrtsbeschreibung zum Event o.ä.
  • Einladungstext / Veranstaltungsbeschreibung
  • Hintergrundbild
  • Verlinkungen (Hotels, Sehenswürdigkeiten o.ä.)
  • Sprachunterstützung (Deutsch, Englisch, Französisch...)

Individuelle Gastabfragen

Sie möchten in Erfahrung bringen, wie viele Vegetarier unter Ihren Gästen sind? Sie benötigen die Information, wie viele Gäste mit eigenem PKW anreisen und einen Parkplatz benötigen? Fragen Sie Ihren Gast! Dieser kann z.B. mittels freiem Texteingabefeld antworten, oder Sie geben die Antworten vor und Ihr Gast braucht nur noch ein Häkchen zu setzen.

Anzahl Begleitungen pro Gast

Sie können individuell festlegen, ob Begleitungen zugelassen sind. Se bestimmen, welcher Gast allein, zu zweit, zu dritt zu Ihrer Veranstaltung kommen darf.

Gastkategorien

Sie können im Bedarfsfall Ihre Gäste verschiedenen Kategorien zuordnen. Dies kommt immer dann vor, wenn z.B. nur ein bestimmter Teil Ihrer Gäste zu einem Vorempfang eingeladen werden soll. Oder nur ein bestimmter Gästekreis soll abgefragt werden, ob er einen Shuttleservice wünscht.

Gäste verwalten

Die Verwaltung Ihrer Gäste ist ein wichtiger Bestandteil des Gästemanagements. Der Eventmanager bietet Ihnen hier folgende Möglichkeiten:

  • Sofortige Übersicht und Sortierung Ihrer Veranstaltungen
  • Sofortige Übersicht über den Stand der Anmeldungen, Absagen, nicht zurückgemeldeter Gäste
  • Einfache und schnelle Sortiermöglichkeit nach Nachnamen, Firmen, Quellangaben
  • Export aller Daten per Mausklick
  • Einfaches Hinzufügen von Gästen bei Nachladungen
  • Suchfunktion für schnelles Auffinden bestimmter Gäste bei Änderung von Daten
  • Schnelle Übersicht und Sortiermöglichkeit aller Gastabfragen (Hotel, Anreise o.ä.)
  • Bemerkungsfelder pro Gast für interne Informationen

Einladungsversand

Sie können wie gewohnt Ihre gedruckten Einladungen versenden. Dabei ist nur wichtig, dass jeder Gast zusammen mit seiner Einladung seinen individuellen persönlichen Anmeldecode mitgeteilt bekommt. Dieser kann entweder direkt auf die Einladung, oder alternativ auf einen Beileger gedruckt werden. Den Beileger können Sie mit Hilfe des Online-Systems individuell gestalten und personalisiert mit Codes ausdrucken.

Sie möchten Ihre Einladungen per mail versenden? Das können Sie ganz einfach über das System organisieren. Wir empfehlen in diesem Falle den Versand von HTML-Mailings. Die Zugangscodes für Ihre Gäste werden automatisch zugeordnet. Zudem besteht die Möglichkeit zusammen mit der E-Mail Einladung auch pdf-Anhänge zu versenden.

Sie möchten Ihre Gäste zu einem späteren Zeitpunkt daran erinnern, sich anzumelden? Das Online-System bietet Ihnen die Möglichkeit schnell und unkompliziert Erinnerungsmails an all diejenigen zu versenden, die sich noch nicht zurückgemeldet haben sollten.

Sitzplatzmanagement

Sie können die Ihnen zur Verfügung stehenden Sitzplätze nach Blöcken, Sitzreihen und -plätzen individuell bestimmen und Ihre Gäste schnell und einfach zuordnen. Sobald der Sitzplan feststeht, können Sie Ihre individuell gestalteten und personalisierten Platzkarten ausdrucken. Sitzplatzänderungen im letzten Moment sind kein Problem - Sie haben jederzeit Zufgriff auf Ihre Daten und können schnell und flexibel reagieren.

Gäste - Checkin

Für den Check-In Ihrer Gäste haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie entscheiden zwischen:

  • Ausdruck der Namenslisten für den techniklosen Check-In
  • Anzeigen der Namenslisten und Check-In via Tablet/Smartphone/PC
  • Nutzung des Check-Ins der Gäste via QR-Code-Scanner (Tablet/Smartphone
  • Check-In mit vorkonfigurierter Hardware via lokalem Webserver und einem lokalen geschlossenen WLAN - Passwortschutz

Ticket-Shop

Sie haben nicht nur geladene Gäste für Ihre Veranstaltung, sondern Sie möchten darüber hinaus auch Tickets verkaufen? Kein Problem! Sie geben die Ticketkategorien und -Preise vor, die Ihr Gast online auswählen kann. Die Bezahlung erfolgt bequem über Paypal, Kreditkarte oder Vorkasse (Überweisung). Das Online-System übernimmt automatisch alle Gastinfos mit allen Informationen zum Zahlungsverkehr in sein eigenes Shopübersichtsprogramm, aus dem Sie sofort alle Zahlungseingänge mit Statusangaben wie z.B. "Zahlung abgeschlossen", oder "Zahlung noch offen" ersehen können. Ihr zahlender Gast erhält automatisch über das System eine Bestellbestätigung und eine Rechnung. Die Tickets können dann auf dem Postwege oder per Mail mit QR-Code für den schnellen Check-In versendet werden.

Mitarbeiter Management

An der Organisation einer Veranstaltung sind im Regelfall viele verschiedene Gewerke mit Ihren jeweiligen Mitarbeitern beteiligt. In einnigen Fällen ist es sogar notwendig, dass diese einige Tage oder sogar Wochen vor dem Veranstaltungstag mit dem Aufbau in der Eventlocation beginnen müssen. Hier bietet Ihnen unser System die Möglichkeit eines Mitarbeiter-Anmeldesystems. Die verschiedenen Gewerke erhalten für die Online-Anmeldung ihrer Mitarbeiter einen link sowie individuelle Zugangscodes. Alle Mitarbeiter werden online namentlich erfasst. Ebenfalls kann mitgeteilt werden, an welchen Tagen und/oder zu welchen Uhrzeiten welcher Mitarbeiter vor Ort sein wird. Darüber hinaus können Sie individuelle Abfragen einrichten - beispielsweise die Frage nach Parkplätzen o.ä. Sie können die Mitarbeiter in verschiedene Sicherheits-Kategorien einteilen, um eine größtmögliche Kontrolle vor Ort zu haben. Personalisierte Mitarbeiterausweise können ganz nach Ihren Wünschen gestaltet und ausgedruckt werden.

After-Events

Über die gleiche Internetadresse, über die sich Ihre Gäste zur Veranstaltung online angemeldet haben, können Sie Ihren Gästen nach dem Event zur Erinnerung Bilder zum Download zur Verfügung stellen. Ebenfalls ist es möglich ein Viedeo online zu stellen, damit Ihre Gäste eine wunderschöne Veranstaltung noch einmal Revue passieren können.

Umfagen und Evaluationen

Unser System bietet Ihnen die Möglichkeit schnell und unkompliziert online Kundenbefragungen durchzuführen und die getätigten Angaben/Antworten kompakt und übersichtlich darzustellen. Sie entscheiden, ob Ihr Kunde im Multiple-Choice Verfahren antworten kann, oder ob er freien Text eingeben soll - oder ein Mix aus Beidem. Den Fragebogen können Sie auch im Layout individuell mit Texten, Logos, Bildern, Videos gestalten. Alle erfassten Daten / Umfrageergebnisse stehen Ihnen sofort online als Tabelle/Analyse zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie diese als XLS/CVS jederzeit exportieren.